Gastgeber sein
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Felix Pritschow
Felix Pritschow

Inhalt

Warum du täglich Gastgeber bist?

Als Führungskräfte nehmen wir oft die Rolle des Gastgebers ein. Und wir achten auf das Setting. 
Hier erfährst du, weshalb ein gutes Setting bei deinem Gesprächserfolg hilft.

Vorbereitung ist nicht alles

Eine Mitarbeiterin klopft und kommt in mein Büro herein. Meine Türe ist offen, ich wende mich ihr zu, begrüße sie und frage nach ihrem Anliegen. Sie stutzt erst, dann sagt sie, sie möchte nochmal über ihren Wunsch sprechen, weniger zu arbeiten. Ich kenne ihr Anliegen, jetzt wo sie es nochmal sagt. Eigentlich haben wir einen Termin vereinbart. Ich denke nicht weiter darüber nach und krame in Gedanken ihr Anliegen hervor.  Soweit ich es gerade kann. Denn, um ehrlich zu sein, ich bin nicht vorbereitet. Wir hatten besprochen, dass sie reduzieren kann, wenn ein Kollege aufstockt.

Zu meinen Aufgaben hätte gehört, den Kollegen darauf anzusprechen und nachzufragen, ob er aufstocken kann. Und insgeheim wollte ich mir unsere Gesamtauslastung ansehen, um ihren Wunsch nach weniger Arbeitszeit besser einordnen zu können. Aber war das alles? Sie hat mittlerweile die Türe geschlossen und steht im Raum. Der leicht gesenkte Kopf, die kleinen Gewichtsverlagerungen von einem auf das andere Bein und ihre hinter dem Rücken verschränkten Hände nehme ich in dem Moment nicht bewusst wahr. Sie sieht mich hinter meinem Schreibtisch sitzen und wartet auf meine Antwort. 

Viele Möglichkeiten habe ich nicht mehr, das Gespräch (an-)zu führen. Doch dazu gleich mehr. Vorweg der Ausblick, was Setting zu einem erfolgreichen Gespräch beitragen kann.

Was bedeutet Setting?

Setting meint nicht nur die Vorbereitung eines Gespräches. Setting meint, die Gesprächsgestaltung im Allgemeinen. Dazu gehören

  • die Vorbereitung und ein Gesprächsziel,
  • eine Agenda zu den Inhalten wenigstens im Kopf und
  • gegebenenfalls die Abfolge, in der du die Inhalte besprechen möchtest,
  • möglicherweise eine Dokumentation der Ergebnisse, gerade wenn ein nächstes Gespräch auf dieses aufbaut,
  • der zeitliche Rahmen,
  • die räumliche Positionierung der Sprechenden, wie zum Beispiel sitzen und oder stehen,
  • und auch die Raumgestaltung.

 

Führungskräfte sind oft in der Verantwortung, Gespräche auszurichten und zu führen. Ich bezeichne diese Rolle als Gastgeber. Häufig geschieht es schon intuitiv, dass die Führungskraft die Gastgeberrolle übernimmt. Für jede Art Gespräch gibt es ein passendes Setting. Wenn du jemandem ein persönliches Feedback geben möchtest, wirst du dir vorher überlegen, ob du das in einer größeren Runde tust oder ob dafür eine 1-zu-1-Situation besser geeignet ist. Oder ob es für ein ausführliches Mitarbeitergespräch zum Beispiel eine andere Dokumentation braucht als für ein kurzes Feedbackgespräch. Blumen auf dem Tisch, ein warmer Kaffee in der Hand drücken  etwas aus. Es braucht also ein Setting, was zu dir als Gastgeber, zu deinem Gegenüber und zum Inhalt des Gesprächs passt.

Bist du dir deiner Rolle als Gastgeber bewusst?

In unserem Beispiel bin ich in ein anderes Thema vertieft und mir meiner Gastgeberrolle nicht bewusst. Der Termin ist nicht eingehalten, keine Dokumentation des letzten Gesprächs, ich habe mich nicht darum gekümmert, mit dem Kollegen zu sprechen und die Information einzuholen, die mir eine Entscheidung ermöglicht. Die Mitarbeiterin steht im Raum, ich sitze hinter meinem Schreibtisch. Ich habe bisher keine Anstalten gemacht, uns auf eine „Gesprächs“-Ebene zu bringen, ihr zum Beispiel einen Sitzplatz anzubieten. Das Ergebnis ist, dass ihre Körpersprache Unsicherheit und Unwohlsein ausdrückt.

Oft reißt uns das Tagesgeschäft mit. Trotzdem haben wir den Anspruch, erfolgreiche Gespräche zu führen. Denn die bringen uns wirklich weiter. Und gerade trotz des Tagesgeschäftes diese Haltung als Führungskraft zu haben, spontan im Hier und Jetzt das Gespräch, das jetzt ansteht, gestalten zu können und Möglichkeiten der Gestaltung wahrzunehmen, dabei hilft dir die Vorstellung eines passenden Settings.

Zurück zu unserem Beispiel.

Rollenklarheit

Die Mitarbeiterin klopft und kommt in mein Büro herein. Meine Türe ist offen, ich wende mich ihr zu, begrüße sie und bitte sie die Türe zu schließen. Ich bin mir bewusst, dass sie jetzt eine abschließende Antwort von mir zu ihrem Anliegen erwartet. Ich kann sie ihr jetzt nicht geben, weil ich ein anderes Thema priorisiert habe. Also stehe ich auf, sodass Augenhöhe entsteht, beginne bei unserem letzten Gespräch und erkläre ihr, warum ich ihr jetzt keine Antwort geben kann. Ihr Gesichtsausdruck wirkt erst überrascht. Dann nickt sie schon während meiner letzten Worte. Wichtig ist mir dann, sie jetzt nicht mit offenem Ausgang aus dem Gespräch gehen zu lassen. Ich frage sie, ob es für sie okay ist, dass wir kommenden Montag um 9 Uhr darüber sprechen. Sie ist einverstanden. Wir verabschieden uns, sie schließt die Türe hinter sich. Ich setzte mich an meinen Platz, schreibe mir eine kurze Notiz, mache einen Termin mit dem Kollegen aus, den ich noch fragen möchte, und trage den vereinbarten Termin in meinen Kalender ein.

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Ich freue mich, wenn du mir ein Feedback dazu gibst via blog@felixpritschow.de.

 

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Felix

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